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KMU Maschinenbau

Ein mittelständisches Schweizer Maschinenbauunternehmen kontaktiert Demografik, weil es vermehrt mit Schwierigkeiten bei der Personalrekrutierung zu kämpfen hat. Demografik unterstützt das Unternehmen bei der Ausarbeitung einer Demografie Strategie. Dadurch können Schlüsselpositionen frühzeitig neu besetzt werden. Demografische Entwicklungen werden frühzeitig erkannt und die sich daraus ergebenden Chancen konsequent und optimal genutzt.

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Ausgangslage

Das im Kanton Solothurn ansässige Maschinenbauunternehmen hat 150 Mitarbeiter und macht CHF 20 Mio. Umsatz. Das Unternehmen wird in zweiter Generation geführt, die dritte Generation arbeitet auch im Unternehmen. Das Unternehmen produziert in erster Linie Maschinen für Pharmaunternehmen. Dies ist als positiv zu werten, da Pharmaunternehmen zu den Gewinnern des demografischen Wandels gehören und in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen dürften. Die Nachfrage sollte also weiter ansteigen.

Problemstellung

Weniger gut stellt sich die Personalsituation des Unternehmens dar. Das Durchschnittsalter der Angestellten liegt mit 50 Jahren deutlich über dem Branchendurchschnitt. Ein bedeutender Teil der Angestellten wird in den nächsten 10-15 Jahren das gesetzliche Rentenalter erreicht haben. Gleichzeitig tut sich das Unternehmen schwer, junge gut ausgebildete Maschinenmechaniker zu finden und zu behalten. Besonders gefragt sind im Unternehmen Angestellte mit einer Berufsbildung im Bereich Maschinenbau. Entsprechende Fachkräfte werden aber immer seltener. Das Bundesamt für Statistik prognostiziert für den Kanton Solothurn zwischen 2017 und 2027 einen Rückgang der Lehrabschlüsse im Bereich Elektrizität und Maschinenbau um 20%, im pessimistischsten Szenario sogar einen Rückgang von 29%. In den Nachbarkantonen Basel-Land und Basel-Stadt wird hingegen ein Anstieg der Lehrabschlüsse in diesem Bereich um 11% bzw. 5% prognostiziert. Da das Unternehmen ländlich gelegen ist, ist es aber schwierig Lehrabgänger aus anderen Kantonen anzulocken. Aufgrund lokaler Verwurzelung der Eigentümerfamilie ist ein Standortwechsel keine Option.

Insbesondere Kleinunternehmen haben oft eine alte Belegschaft

Auf Basis dieser Lagebeurteilung beauftragt das Unternehmen Demografik, eine vertiefende Analyse durchzuführen. Im Rahmen dieser Analyse produziert Demografik einen 30-Seitigen Analysebericht zuhanden der Geschäftsleitung. Auf den Ergebnissen dieses Analyseberichts aufbauend werden die Ergebnisse zunächst der Geschäftsleitung vorgestellt und danach ein Workshop mit Vertretern aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens durchgeführt. Mit Hilfe der Ergebnisse des Analyseberichts und des Workshops werden verschiedene Projekte auf- und umgesetzt sowie ein umfassendes Demografie-Controlling implementiert. Bevor näher auf die einzelnen Komponenten der Analyse eingegangen wird, folgt eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse der Beratung durch Demografik.

Die wichtigsten Ergebnisse der Beratung zusammengefasst

• Das Unternehmen bekommt jetzt bessere und höher qualifizierte Bewerber

• Die Zusammenarbeit der jüngeren und älteren Mitarbeiter wurde deutlich verbessert. Altersunterschiede waren das grösste Hemmnis und war voller Vorurteile auf beiden Seiten. Durch eine strukturierte Erhebung konnte dies messbar gemacht werden. Die Kultur war zu stark durch die ältere Generation geprägt. Dies hat es auch für neue jüngere Mitarbeiter nicht einfach gemacht.

• Durch gezielte Massnahmen und ein eingeführtes Demografie Management wurden Brücken gebaut und die Zusammenarbeit messbar gestärkt. Das Unternehmen profitiert nun besser von der Innovationskraft der jüngeren und der Erfahrung der älteren.

• Die Standort Nachteile wurden gezielt aufgewogen, durch einen eigenen Bus für Pendler, klare Entwicklungsmöglichkeiten, einen Digitalisierungsplan, sowie Schulungen im Bereich Digitalisierung und weiterer Entwicklungsmöglichkeiten. Ausbau der nichtmonetären Anreize für jüngere und ältere Mitarbeiter, um die Anziehungskraft des Unternehmens und die Innovationskraft zu erhöhen.

• Mit dem Demografie Maturity Level und dem Demografie Management und Controlling wurde dem Management Tools in die Hand gegeben, um die Demografie Anforderung im Unternehmen weiter managen zu können.

Die Beratung im Detail

Teil 1: Einleitung

Im Rahmen einer Präsentation durch Demografik wird zunächst die Thematik der Demografie und deren Bedeutung für die Wirtschaft als Ganzes sowie das Unternehmen im Einzelnen genauer erklärt. Auf die folgenden Punkte wird dabei eingegangen:

• Entwicklung der Demografie Weltweit, Schweiz, DACH, OECD

• Auswirkungen der Demografie auf die Weltwirtschaft

• Entwicklung des Arbeitsangebots und Kompetenzlevels

• Demografie Baum Beispiel

• Demografik Stufenmodell Beispiel

• Chancen und Risiken der Demografie

• Dringlichkeit

Teil 2: Analysebericht

Strategieanalyse

Demografie muss als strategisches Thema verstanden werden. Auf Basis dieses Grundsatzes, wird die Unternehmensstrategie des Unternehmens analysiert und beurteilt. Aufgrund der vom Unternehmen genutzten Tools und Strategien, wird das Unternehmen auf Demografie-Maturity Level 1 (Initial) eingestuft. Demografie wurde zwar als Problematik erkannt und erste Massnahmen diskutiert, es fehlt aber ein systematisches Demografie-Management und es werden kaum entsprechende Tools genutzt. Neben dem Demografie-Maturity werden die folgenden Tools genauer vorgestellt und eine konkrete Implementierung skizziert:

• Mapping von Strategischen Erfolgsfaktoren zu Demografischen Merkmalen

• Demografie SWOT

• Demograie Balanced-Scorecard

• Demografisches Manager Modell

Altersstrukturanalyse

Die Altersstruktur im Unternehmen wird systematisch nach Abteilungen, Funktionen und Berufen analysiert. Dabei werden Schlüsselpositionen identifiziert und festgehalten, welches Wissen im Falle einer Pensionierung oder frühzeitigem Verlassen der Unternehmung verloren ginge. Diese Analyse legt den Grundstein für ein systematisches Wissensmanagement sowie ein Frühwarnsystem für allfällig auftretende Personallücken. Die folgenden Auswertungen sind Bestandteil der Altersstrukturanalyse:

• Altersstruktur im Unternehmen

• Jährlich zu erwartende Pensionierungen aufgrund der aktuellen Altersstruktur

• Jährlicher Bedarf an neuen Arbeitskräften (nach Erfahrung/Bildung/Beruf)

• Schlüsselpositionen im Unternehmen

• Frühwarnsystem

Demografie Kulturanalyse

Der Kern der Kulturanalyse bildet ein Fragebogen, der an sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens verteilt wird. Anhand dieses Fragebogens wird eine Einstellungs-, Normen- und Indikatorenbasierte (ENI) Alters-Kulturanalyse vorgenommen. Von ausgewählten Mitarbeitern wird ein weiterer, umfangreicherer Fragebogen ausgefüllt, anhand dessen ein Index der Demografie Merkmale errechnet wird. Diese Methodik basiert auf der Forschung von Prof. Uwe Schirmer und dem Lehrstuhl für Personalmanagement der Dualen Hochschule Baden-Württemberg Lörrach (Schirmer, 2016: Demografie Exzellenz).

• ENI-Fragebogen

• Demografie Merkmale

Standortanalyse und demografische Entwicklung in der Region

Die demografische Situation wird auf den für den Kunden relevanten Ebenen analysiert und visualisiert. Für das lokal verwurzelte Unternehmen werden demografische Prognosen der Region erstellt und darauf aufbauend handlungsrelevante Schlussfolgerungen gezogen. Auch Prognosen zur Entwicklung verschiedener Ausbildungsabschlüsse werden dabei berücksichtigt. Unter anderem enthält dieser Abschnitt die folgenden Ergebnisse:

• Die demografische Entwicklung und aktuelle Prognosen im Kanton, umliegenden Kantonen und der ganzen Schweiz

• Eine Karte der Schweiz für jeden unternehmensrelevanten Ausbildungsabschluss, die zeigt in welchen Kantonen die Zahl der Absolventen ansteigt und in welchen Kantonen sie sinkt

• Erwartungen zur zukünftigen Entwicklung von Steuern, Mieten und Infrastruktur

Kundenanalyse

Aufgrund der Homogenität der Kunden dieses Unternehmens stellt sich die Kundenanalyse als relativ einfach dar. Mittels Prognosen zur gesamtökonomischen Entwicklung generell und der Bedeutung der Pharmabranche im Speziellen werden Prognosen zur zukünftigen Nachfrageentwicklung angefertigt.

• Demografisches Raster

• Ökonomische Prognosen mittels eigenen Modells

Teil 3: Demografie Cockpit

Aufbauend auf den Ergebnissen des Analyseberichts entwickelt Demografik ein auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenes Demografie-Cockpit. Dabei handelt es sich um ein interaktives Dashboard, das sämtliche Auswertungen der Analyse übersichtlich zusammenfasst. Auf jeder Ebene des Unternehmens werden Kennzahlen aggregiert und vereinfacht dargestellt, um Entscheidungsträgern jeder Ebene einen schnellen Überblick über akute oder potenzielle demografische Gefahren zu geben. Gleichzeitig ermöglicht dieses Cockpit einen Drilldown bis auf die Ebene einzelner Angestellter, um so die Problematik im Detail verstehen und entsprechend reagieren zu können.

Das Cockpit lässt sich ohne grossen Aufwand fortlaufend mit aktuellen Zahlen aktualisieren, und dient somit als ideales Tool für ein demografieorientiertes Controlling im Unternehmen.

Teil 4: Briefing des Managements

Im Vorfeld des geplanten Workshops wird zunächst die Geschäftsleitung gebrieft. Dieses Briefing dient der Vorstellung der Ergebnisse, Konzepte, Schulung der Geschäftsleitung in demografieorientiertem Management und der Klärung allfälliger offener Fragen. Bei diesem Briefing werden unter anderem die folgenden Themen besprochen:

• Vorstellen der Ergebnisse aus der Analyse

• Vorstellen des Demografie Cockpits

• Übersetzen der strategischen Ziele in demografische Ziele

• Demografie und Digitalisierung

• Aufzeigen von Handlungsoptionen

• Beschreibung von möglichen Projektmodulen

• Investitionsrechnung der Projekte

Teil 5: Workshop

Im Rahmen des Workshops werden zunächst die Resultate des Analyseberichts von Vertretern der Demografik präsentiert. Danach wird das Demografik Management Modell vorgestellt und mögliche Lösungsansätze besprochen bzw. konkrete Beispiele aus anderen Unternehmen präsentiert. Im Rahmen einer Gruppenarbeit unter der Aufsicht von Demografik werden gemeinsam vier konkrete, unternehmensspezifische Strategien entworfen, die das demografische Verständnis innerhalb des Unternehmens fördern und dem demografischen Wandel entgegenwirken sollen. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Umsetzbarkeit der Vorschläge. Da kein Budget für demografische Anliegen zur Verfügung steht und alle Angestellten innerhalb des Unternehmens bereits vollständig ausgelastet sind, sollten die Vorschläge ohne grossen finanziellen oder zeitlichen Aufwand implementierbar sein. Die folgenden Vorschläge wurden im Rahmen des Workshops von den verschiedenen Gruppen erarbeitet:

• Vermehrte Kooperation mit Freelancern

• Förderung der Gesundheit älterer Mitarbeiter durch regelmässige Sportangebote

• Zusammenstellung von Teams gemischten Alters zur besseren Nutzung der verschiedenen Potenziale

• Einführung eines Pendlerbusses zum Bahnhof, um Pendelwege zu verkürzen

Teil 6: Auf- und Umsetzung von Projekten

Mit den Ergebnissen der Analyse sowie Erkenntnissen aus dem Workshop werden gemeinsam mit Demografik konkrete Projekte aufgesetzt. Demografik berät die Geschäftsleitung bei der Festlegung von Projektzielen, Scope und Organisation der Projekte. Konkrete Projekte beinhalten u.a.:

• Stärkerer Fokus auf Rekrutierung per sofort. D.h. zum Beispiel:

o Präsenz an Absolventenmessen, insbesondere auch in den Kantonen BL/BS

o Ausweitung des Angebots an Lehrlingsstellen, attraktive Lehrlingsverträge anbieten

o Arbeitsplatz attraktiver gestalten für Angestellte die längere Pendelwege in Kauf nehmen müssten, z.B. durch:

▪ Übernahme eines Teils der Kosten eines GA oder Benzinkosten

▪ Ermöglichung von Home-Office sofern möglich

▪ Flexible Arbeitszeiten

▪ Pendlerbus

o Bei Stellenausschreibungen gezielt auch ältere Bewerber ansprechen

• Ältere Arbeitnehmer besser integrieren und ihre Fähigkeiten i.S. des DemografikManagement Modells besser nutzen. D.h:

o Erhalt der Leistungsfähigkeit der Arbeitnehmer durch Förderung der körperlichen und geistigen Gesundheit

o Weiterbildung spezifisch für ältere Arbeitnehmer

• Option für pensionierte Mitarbeiter, in Teilzeit als Trainer oder Berater weiter tätig zu sein

• Zur längerfristigen Sicherstellung der demografischen Ziele: Integration von nachhaltigem demografiebewusstem Management in allen Ebenen des Unternehmens

Teil 7: Demografie Controlling

Mit Hilfe des Demografie Cockpits, einer Demografie Balanced Scorecard und des Demografik Stufenmodells wird ein Demografie Controlling entwickelt, welches es dem Unternehmen ermöglicht, fortlaufend demografische Ziele zu setzen und die Erreichung dieser Ziele zu evaluieren. Mittels eines Demografie Benchmarkings zeigt Demografik auf, wie sich die aktuelle Situation im Unternehmen im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen darstellt und leitet daraus realistische Ziele für verschiedene Zeithorizonte ab. Dem Unternehmen werden alle Tools an die Hand gegeben, um ein fortlaufendes Demografie Controlling selbstständig durchführen zu können.

Link zum Cockpit-Tool